“حياة في الإدارة”، كتاب فريد في نوعه وطريقة سبكه، فهو سيرة ذاتية سلطت الضوء على الجانب الإداري من حياة المؤلف، وهي التي، أي السيرة، كانت حتى وفاته غنية بالكثير مما يستحق الحديث عنه في هذا الجانب. كتبها صاحبها بنسق روائي متصل، لم يتم تقسيمه لأجزاء بأي طريقة من الطرق، وكأن صاحبها أراد أن يوحي للقارئ بأنها كتبت بجرة قلم واحدة، وبدفقة فكر متصلة، منذ أن خط الحرف الأول وحتى وضع نقطة السطر الأخير.
يقع الكتاب الذي صدر بطبعته الأولى عن المؤسسة العربية للدراسات والنشر (بيروت) في العام 1998م، في أكثر من ثلاثمائة صفحة من القطع المتوسط، كتبها المؤلف بأسلوبه الأدبي المميز ليحكي عن طريقته في الإدارة في كل منصب من المناصب التي تولاها، وهو الذي شغل مناصب أكاديمية ورئاسية ووزارية ودبلوماسية عديدة، كان آخرها حمله لحقيبة وزارة العمل في المملكة العربية السعودية حتى وفاته. ويتناول “حياة في الإدارة” مختلف المواقف والعقبات التي واجهت المؤلف، فتمكن منها أو تمكنت منه، وكل ذلك في قوالب لم تخل من الحكمة والطرافة في آن، استخلص منها كاتبها توجيهات ورسائل للإداريين عامة، وللحديثين منهم في مجال الإدارة خاصة.
وصار “حياة في الإدارة” يعد اليوم من أشهر الكتب الإدارية العربية، ومن أكثرها تداولا وانتشارا، حيث تجاوزت طبعاته الخمسة عشرة طبعة، ووجد طريقه إلى أغلب المكتبات، وكذلك إلى الانترنت في نسخة إلكترونية مقرصنة، جعلته متاحا مبذولا لكل مرتادي هذه الشبكة بالمجان، ومن دون أن يؤثر ذلك على استمرار تدفق طبعاته الورقية واحدة تلو الأخرى.
وعند الضغط على زر محرك “جوجل” بحثا عن “حياة في الإدارة”، يعود هذا الباحث الإلكتروني الأشهر على شبكة الانترنت، بأكثر من ثلاثين مليون نتيجة، منها مئات الآلاف تقود لمواقع شخصية ومنتديات ومدونات تناولت هذا الكتاب الشهير بالعرض والشرح والتحليل والاقتباس، واستخرجت فوائده ومواقفه وسردتها في مقالات عديدة، صارت تستنسخ ويتم تداولها بشكل لافت، مما يدل على الأثر الكبير الذي خلفه هذا الكتاب في القراء.
ويوجد في “حياة في الإدارة” الكثير مما يستحق الحديث عنه، وكل مراجعة يمكن أن تكتب عن هذا الكتاب الشيق لن تغني بحال عن الإطلاع عليه، ولكنني سأحاول من خلال السطور التالية الوقوف على بعض ما جاء فيه من العبر الإدارية.
ابتدأ القصيبي في “حياة في الإدارة” من بعد مقدمته، بالحديث عن طفولته، مبررا ذلك بالقول بأن “لا شك أن علاقة الإنسان المعاصر بالإدارة تبدأ مع الطفولة”، ليصف بعد ذلك بسطور تلك المرحلة بقوله “ترعرعت أتأرجح بين قطبين رئيسيين، أولهما أبي رحمه الله، وكان يتسم بالشدة والصرامة، وكان الخروج إلى الشارع محرماً على سبيل المثال، وثانيهما جدتي لأمي رحمها الله، وكانت تتصف بالحنان المفرط والشفقة المتناهية على “الصغير اليتيم”، أستطيع أن أقول أن حصيلة السنوات الخمس الأولى في حياتي كانت وحدة مشوبة بالحزن، وطفولة تنمو تحت عين أب حازم صارم وفي كنف جدة رؤوم حنون، هل تركت هذه الطفولة في عقلي الباطن ميراث وسم بسماته حياتي الإدارية؟ علم هذا عند ربي…. إنني أعتقد أنني نشأت وفي أعماقي إحساس كامن بأن السلطة بلا حزم، تؤدي إلى تسيب خطر، وإن الحزم، بلا رحمة، يؤدي إلى طغيان أشد خطورة”.
وبعد ذلك ينتقل بسيرته إلى مرحلة سنوات الدراسة الأولى، متحدثا عن مسألة الانضباط والالتزام بقوله “كان الطلبة يصطفون في طوابير كل صباح، ويتولى التفتيش على نظافة الأظافر مدرس مختلف كل يوم. من هؤلاء المدرسين من كان تفتيشه شكليا سريعا، ومنهم من كان بحثه دقيقا مستقصيا. منهم من كان يكتفي بلفت النظر، ومنهم من كان يستخدم مسطرة غليظة تهوى على الأظافر القذرة. وكان من بين المدرسين مدرس لا يكتفي بالنظر إلى الأظافر بل كان يسأل كل واحد منا إذا كان قد استحم ذلك الصباح. إذا أجاب الطالب بالإيجاب نجا من العقاب وإذا ذكر الحقيقة، والحقيقة هي أن أنظفنا لم يكن يستحم سوى مرة واحدة في الأسبوع هوت المسطرة على الأصابع… كان المدرس يصدق من يزعم أنه استحم ولو كانت كل الشواهد تكذب هذا الزعم، أعتقد أنه كان يستهدف تشجيعنا على النظافة والصدق إلا أن كل ما فعله هو إغراؤنا بالكذب”.
ثم يعرج المؤلف بعد ذلك للحديث عن العلاقة الأكثر شيوعا ما بين كل رئيس ومرؤوسيه في عالمنا العربي، مستذكرا نموذجا أوليا لهذه العلاقة من أيام دراسته الأولى حيث كتب يقول “كان المدير أيامها يمثل جانب العقاب، وهذا الجانب وحده. كان إرسال طالب إلى المدير يعني بصفة تلقائية، أن ترتفع الخيزرانة وتهوي على يد الطالب مرتين على الأقل، وعشر مرات على الأكثر. لم أسمع بحالة واحدة ذهب فيها طالب إلى المدير ليسمع ثناء أو يتلقى جائزة. كانت العلاقة بين الطلاب والمدير قائمة على الخوف، ولا شيء غير الخوف”.
بعد ذلك بصفحات يتناول المؤلف الآفة الإدارية الأكبر في دول العالم الثالث، والتي هي آفة البيروقراطية حيث كتب ينتقدها “لم يقتصر الأمر على البيروقراطية الجامعية، فقد كانت هناك بيروقراطية أضخم، بيروقراطية الحكومة. كان تجديد الإقامة يتطلب زيارة دولية إلى مبني المجمع الحكومي في ميدان التحرير. كانت الطوابير لا تنتهي، وأوراق الدمغة لا تنتهي، والتوقيعات لا تنتهي. كان المحظوظ منا هو الذي يستطيع إنهاء معاملته في يومين أو ثلاثة، ولم يكن أحد يستطيع إنهاءها بهذه السرعة إلا بواسطات مع عدد من الموظفين”. وأردف بعد ذلك بسطور ليتحدث عن الآفة الإدارية اللصيقة بالبيروقراطية، آفة الرشوة مستذكرا حادثة جرت معه قائلا “فوجئت بموظف في قسم الشرطة يطرق باب الشقة ويخبرني أن علي مراجعة القسم، يوميا لمدة شهر كامل للتأكد من عدم إصابتي بمرض معد. كنت أظن أنه يمزح، إلا أنه أخرج مرسوما من العهد الخديوي، يتضمن هذا الإجراء ولا يزال ساري المفعول. قلت له أني لا أستطيع، والامتحان على الأبواب، أن أقوم بهذه الزيارة اليومية. وكان الحل في الجنيه الذي تسلمه الموظف وذهب. بقي المرسوم الخديوي بلا تطبيق، وتعلم الطالب اليافع تقديم الرشاوي (آسف! الإكراميات!)”.
ومن خزين ذكريات دراسته في الولايات المتحدة، كتب عن أهمية محافظة الإداري الناجح على هدوءه واتزانه، وحرصه على بقاء صورته الإعلامية في هيئة حسنة حتى لا يفقد تعاطف واحترام جمهوره، فكتب عن “حيلة بسيطة يستعملها اللوبي الصهيوني بفعالية قاتلة. لا يمكن لمتحدث عربي أن يتكلم دون أن يحضر الاجتماع عدد من الصهاينة أو المتعاطفين معهم. يلزم هؤلاء الهدوء حني تنتهي فترة المحاضرة وتبدأ الأسئلة. بعد بضعة أسئلة مستفزة، ينجح هؤلاء في إثارة المحاضر الذي يفقد أعصابه ويفقد الجمهور الذي كسبه. كنت أعجب وأنا أرى محاضر عربيا ذكيا بعد محاضر عربي ذكي يقع في هذا الفخ”.
وكذلك لم يفت القصيبي في هذه السيرة الممتدة أن يكتب عن الخصلة الأهم لكل إداري ناجح، والتي هي حفظ الوقت والالتزام بالمواعيد، فكتب “إنني اعتقد أن الذين لا يستطيعون التقيد بالمواعيد لا يستطيعون تنظيم حياتهم على نحو يجعلهم منتجين بحد عال من الكفاءة. ذات يوم، وكنت وزير الصناعة والكهرباء، رشح لي بعض الأصدقاء رجلا قالوا إنه يصلح لمنصب وكيل الوزارة الذي كان شاغرا وقتها. حددت موعدا لمقابلته في منزلي، وجاء بعد الموعد بأكثر من ساعة دون أن يعتذر عن التأخير. إذا كان هذا تعامله مع الوزير فكيف سيتعامل مع المراجعين؟ غني عن الذكر أن المرشح لم يصبح وكيل وزارة، حتى هذه اللحظة”.
وتناول المؤلف في موقع آخر من الكتاب أهمية إلمام الإداري الناجح بجميع المعلومات المتعلقة بالمشروع الذي بين يديه، فاسترجع حادثة جرت مع أبيه والملك عبد العزيز، بقوله” إذا كان لابد من تحديد مسئول حقيقي عن التورط _ في حرب اليمن _ فان المسئولية تقع على نقص المعلومات. لم يكن عبد الناصر أو أحد من الذين كانوا حوله يعرف شيئا عن اليمن، تاريخيا وشعبا وجغرافيا وتقاليد وعادات… قارن هذا الموقف بموقف الملك عبد العزيز خلال الحرب السعودية /اليمنية من اليمن نفسها… حيث أمر بوقف قواته المتقدمة في اليمن ثم أمر بسحبها. استغرب أبي هذا الموقف وأبدى استغرابه أمام الملك عدة مرات، في النهاية استدعاه الملك وقال له وهما على انفراد : يا عبد الرحمن أنت لا تعرف شيئا عن اليمن، هذه بلاد جبلية قبلية لا يستطيع أحد السيطرة عليها، كل من حاول عبر التاريخ فشل… لا أريد أن أتورط في اليمن وأورط معي شعبي”.
كانت هذه نماذج بسيطة من الكثير الذي ورد في هذه السيرة الشيقة للراحل المبدع الدكتور غازي القصيبي، وهي التي لا تزال تشتمل على العديد مما هو جدير بالقراءة والتأمل، مما ساهم، هو وتلك الشخصية السياسية الساحرة والجاذبية والجدلية الإعلامية التي أحاطت بهذا المبدع العربي طوال حياته، ومن بعد مماته، في جعل “حياة في الإدارة” واحدا من الكتب العربية الأكثر شهرة.
ثلاثون فائدة إدارية من كتاب حياة في الإدارة
1. إنك لا تستطيع أن تجعل الآخرين ينفذوا ما تريد أن ينفذوه, ويمتنعوا عما تريد أن يمتنعوا عنه إلا عن طريق ثلاث دوافع:
أ-الحب والاحترام. ب- الرغبة والثواب. ج-الخوف والعقاب.
ومن هنا على الإداري-الناجح-أن يبدأ بتحفيز الآخرين عن طريق الحب والاحترام,أن تحبهم فتجعلهم يحبونك,وتحترمهم فتجعلهم يحترمونك ,وسوف تجد كل رغباتك قد تحققت.عندما يتعذر الوصول إلى الهدف عن هذا الطريق لك أن تلجأ إلى الإغراء والثواب.عندما يفشل هذا المسعى, وعندها فقط, لك أن تلجأ إلى آخر العلاج:العقاب أو التلويح به.
2. إن ضبط الدوام ليس معضلة كبرى كما يتصور البعض.وصول الرئيس في الموعد المحدد يضمن وصول بقية الموظفين في هذا الموعد,وبقاؤه إلى نهاية الوقت المحدد كفيل ببقاء الجميع.
3. على صانع القرار ألا يتخذ أي قرار إلا إذا اكتملت أمامه المعلومات.
4. لا يوجد عمل – مهما ارتفع شأنه ومقام صاحبه- يخلو من مشاغل روتينية.
5. لا تتعامل مع أي موقف دون أن يكون لديك الصلاحيات الضرورية للتعامل معه.
6. احرص على تسجيل كل شيء في الأوراق(اتفاقات,نتائج اجتماعات,….) لأن قوة الذاكرة ليست من سمات غالبية الناس.
7. ابحث عن شريك فعلي يتحمل المهام معك, حتى تجد الوقت الكافي للتأمل والتخطيط للمستقبل.
8. افتح المجال أمام الآخرين وسوف يذهلك ما تراه من منجزاتهم.
9. لا تذهب إلى عمل جديد إلا بعد أن تعرف كل ما يمكن معرفته عن العمل الجديد,إما باللقاء ببعض العاملين فيه , أو بالقراءة عنه ,أو بهما جميعا.
10. اختبر بنفسك الخدمة التي يقدمها الجهاز الإداري الذي تعمل فيه.
11. لا ينبغي للرئيس الإداري – مهما كان تعلقه بالمؤسسة التي يرأسها- أن يختلق جدوى لا توجد , وأن يحرص على توسع لاينفع.
12. لا يجوز للاداري- مهما كانت عواطفه الانسانية نحو زميل- أن يبقيه في موقعه ؛إذا كان بقاؤه يعرض العمل أو الآخرين للخطر.
13. على المدير الناجح ألا يخضع للابتزاز(ابتزاز الاستقالة,ابتزاز……)وعليه أن يخبر من يريد الاستقالة أن كل الأبواب مفتوحة.لايستطيع الانسان ان يحيا حياة طبيعية في ظل الابتزاز مهما كان نوعه. والابتزاز في هذا المجال لا يختلف عن الابتزاز في كل مجال.اقبل الابتزاز مرة وسوف تضطر إلى قبوله إلى الابد.
14. على القائد الإداري ألا يتردد في اتخاذ القرارات الضرورية ولو كانت مؤلمة(مثل تغيير موقع موظف,….). وإذا لم تكن للقائد الإداري القدرة على نقل موظف – لم يعد قادرا على العطاء- من موقعه,فمن الأفضل ألا يتصدى للقيادة الإدارية.
15. هناك ثلاث صفات لا بد من توفرها في القائد الإداري الناجح:
* صفة عقلية خالصة:وهي القدرة على معرفة القرار الصحيح.الحكمة هي جوهر الصفة الأولى.
* صفة نفسية خالصة:وهي القدرة على اتخاذ القرار الصحيح.الشجاعة هي جوهر الصفة الثانية.
* مزيج من الصفة العقلية والنفسية:وهي القدرة على تنفيذ القرار.المهارة هي جوهر الصفة الثالثة .وهذه المهارة تشمل فيما تشمله: القدرة على التحفيز,القدرة على شرح القرار,القدرة على إزالة العقبات,الكثير من الصبر,……
16. لكي تخطط لعمل جهاز ما,يجب ان تكون الصورة الإدارية للجهاز متضحة في أذهان المخططين. بعض الإداريين يخطئون خطأ بينا عندما يبدؤون التخطيط بجهاز لم يستكمل مقوماته التنظيمية.
17. لا تستح أبدا أن تعترف بجهلك وأن تعالجة بخبرة الخبراء.فالانسان الذي يعرف نقاط ضعفه يملك فرصة حقيقية في تحويلها إلى نقاط قوة.
18. لا يمكن أن يكون القائد الإداري فعالا إذا ظلت إنجازاته طي الكتمان.جزء مهم من فعالية القائد أن يكون فعالا أمام رؤسائه و مرؤوسيه والناس. وهذا لايتم إلا عبر وسائل الاعلام. ولكن الاعلام بدون انجاز حقيقي جعجعة لا تلبث أن تهدأ دون أن تترك خلفها طحنا.
19. اختيار المساعدين الاكفاء نصف المشكلة, والنصف الآخر هو القدرة على التعامل معهم.الذي يريد مساعدا قوي الشخصية, عليه أن يتحمل متاعب العمل مع هذه الشخصية القوية. أما إذا كنت لا تريد ان تسمع سوى “نعم نعم نعم!” فمن الأسهل – والأرخص- أن تشتري جهاز تسجيل.أما إذا كنت تريد بالفعل مشاركة الرجال عقولهم,فعليك أن تتذرع بصبر لا حدود له.
20. عندما يتلقى موظف تعليماته من مرجعين:أحدهما أعلى من الآخر ؛فإنه سوف ينزع إلى تجاهل التعليمات الصادرة من المرجع الأدنى.
21. إذا كان القائد الإداري يتلقى – راضيا مسرورا- المديح عن كل انجاز فعليه أن يتقبل – راضيا-المسئولية عن كل خطأ.القائد الإداري الذي ينسب النجاح إلى شخصه ويعلق الفشل في رقبة مسئوليه؛ يستحيل أن يحظى بثقة العاملين معه.وبعد قترة يخاف العاملون مغبة الخطأ فلا يعملون شيئا وينعدم الانجاز.
22. عبرة للقائد الإداري:إذا كنت تريد النجاح فثمنه الوحيد سنوات طويله من الفكر والعرق والدموع.
23. سر النجاح في قيادة المجالس(الاجتماعات) أمران سهلان/صعبان:
التحضير الكامل:وذلك بأن يكون مستوعبا لكل مادة على جدول الأعمال, وقادرا على الإجابة على كل تساؤل يمكن أن يثيره الاعضاء. إذا لم يفعل ذلك فقد تسير الأمور في غير الاتجاه الذي يريده, أو تنتهي بغير قرارات حاسمه. أي أن الرئيس عليه أن يبذل قبل كل جلسة أضعاف ما يبذله أي عضو آخر.
احترام مشاعر الأعضاء ورغباتهم:فقد يختلف معك أحد الأعضاء , فليس من الحكمة أن يحاول الرئيس الضغط أو يطلب التصويت.هناك عدة بدائل:طلب تقرير مفصل عن نقطة الخلاف,تشكيل لجنة لبحث الموضوع(يفضل أن تكون برئاسة العضو المخالف), او أن يطلب التأجيل في البت إلى جلسة قادمة وهذا أضعف الايمان.
24. على رئيس المجلس أن يكون آخر المتحدثين عند بحث القرارات ومناقشتها.
25. إن الذي لا يخطئ هو الذي لا يعمل.
26. الإداري الناجح- على خلاف ما يتصور الناس-ليس هو الإداري الذي لا يمكن أن يستغني العمل عن وجوده لحظة واحدة , بل على النقيض من ذلك تماما. الإداري الناجح هو الذي يستطيع تنظيم الأمور على نحو لا تعود معه للعمل حاجة إلى وجوده.
27. إن محاولة تطبيق أفكار جديدة بواسطة رجال يعتنقون أفكارا قديمة هي مضيعة للجهد والوقت.
28. المال عنصر أساسي في الإدارة ؛ ولكنه ليس العنصر الأوحد, وقد لا يكون العنصر الأهم.
29. الاعلام سلاح فعال , ولكنه ككل الأسلحة ,سلاح ذو حدين.
30. عندما يكون عدد الموظفين صغيرا, فلا مبرر لتعقيد الوضع بتنظيم هرمي.
المصدر\ موقع د.ساجد بن متعب العبدلي
وصار “حياة في الإدارة” يعد اليوم من أشهر الكتب الإدارية العربية، ومن أكثرها تداولا وانتشارا، حيث تجاوزت طبعاته الخمسة عشرة طبعة، ووجد طريقه إلى أغلب المكتبات، وكذلك إلى الانترنت في نسخة إلكترونية مقرصنة، جعلته متاحا مبذولا لكل مرتادي هذه الشبكة بالمجان، ومن دون أن يؤثر ذلك على استمرار تدفق طبعاته الورقية واحدة تلو الأخرى.
وعند الضغط على زر محرك “جوجل” بحثا عن “حياة في الإدارة”، يعود هذا الباحث الإلكتروني الأشهر على شبكة الانترنت، بأكثر من ثلاثين مليون نتيجة، منها مئات الآلاف تقود لمواقع شخصية ومنتديات ومدونات تناولت هذا الكتاب الشهير بالعرض والشرح والتحليل والاقتباس، واستخرجت فوائده ومواقفه وسردتها في مقالات عديدة، صارت تستنسخ ويتم تداولها بشكل لافت، مما يدل على الأثر الكبير الذي خلفه هذا الكتاب في القراء.
ويوجد في “حياة في الإدارة” الكثير مما يستحق الحديث عنه، وكل مراجعة يمكن أن تكتب عن هذا الكتاب الشيق لن تغني بحال عن الإطلاع عليه، ولكنني سأحاول من خلال السطور التالية الوقوف على بعض ما جاء فيه من العبر الإدارية.
ابتدأ القصيبي في “حياة في الإدارة” من بعد مقدمته، بالحديث عن طفولته، مبررا ذلك بالقول بأن “لا شك أن علاقة الإنسان المعاصر بالإدارة تبدأ مع الطفولة”، ليصف بعد ذلك بسطور تلك المرحلة بقوله “ترعرعت أتأرجح بين قطبين رئيسيين، أولهما أبي رحمه الله، وكان يتسم بالشدة والصرامة، وكان الخروج إلى الشارع محرماً على سبيل المثال، وثانيهما جدتي لأمي رحمها الله، وكانت تتصف بالحنان المفرط والشفقة المتناهية على “الصغير اليتيم”، أستطيع أن أقول أن حصيلة السنوات الخمس الأولى في حياتي كانت وحدة مشوبة بالحزن، وطفولة تنمو تحت عين أب حازم صارم وفي كنف جدة رؤوم حنون، هل تركت هذه الطفولة في عقلي الباطن ميراث وسم بسماته حياتي الإدارية؟ علم هذا عند ربي…. إنني أعتقد أنني نشأت وفي أعماقي إحساس كامن بأن السلطة بلا حزم، تؤدي إلى تسيب خطر، وإن الحزم، بلا رحمة، يؤدي إلى طغيان أشد خطورة”.
وبعد ذلك ينتقل بسيرته إلى مرحلة سنوات الدراسة الأولى، متحدثا عن مسألة الانضباط والالتزام بقوله “كان الطلبة يصطفون في طوابير كل صباح، ويتولى التفتيش على نظافة الأظافر مدرس مختلف كل يوم. من هؤلاء المدرسين من كان تفتيشه شكليا سريعا، ومنهم من كان بحثه دقيقا مستقصيا. منهم من كان يكتفي بلفت النظر، ومنهم من كان يستخدم مسطرة غليظة تهوى على الأظافر القذرة. وكان من بين المدرسين مدرس لا يكتفي بالنظر إلى الأظافر بل كان يسأل كل واحد منا إذا كان قد استحم ذلك الصباح. إذا أجاب الطالب بالإيجاب نجا من العقاب وإذا ذكر الحقيقة، والحقيقة هي أن أنظفنا لم يكن يستحم سوى مرة واحدة في الأسبوع هوت المسطرة على الأصابع… كان المدرس يصدق من يزعم أنه استحم ولو كانت كل الشواهد تكذب هذا الزعم، أعتقد أنه كان يستهدف تشجيعنا على النظافة والصدق إلا أن كل ما فعله هو إغراؤنا بالكذب”.
ثم يعرج المؤلف بعد ذلك للحديث عن العلاقة الأكثر شيوعا ما بين كل رئيس ومرؤوسيه في عالمنا العربي، مستذكرا نموذجا أوليا لهذه العلاقة من أيام دراسته الأولى حيث كتب يقول “كان المدير أيامها يمثل جانب العقاب، وهذا الجانب وحده. كان إرسال طالب إلى المدير يعني بصفة تلقائية، أن ترتفع الخيزرانة وتهوي على يد الطالب مرتين على الأقل، وعشر مرات على الأكثر. لم أسمع بحالة واحدة ذهب فيها طالب إلى المدير ليسمع ثناء أو يتلقى جائزة. كانت العلاقة بين الطلاب والمدير قائمة على الخوف، ولا شيء غير الخوف”.
بعد ذلك بصفحات يتناول المؤلف الآفة الإدارية الأكبر في دول العالم الثالث، والتي هي آفة البيروقراطية حيث كتب ينتقدها “لم يقتصر الأمر على البيروقراطية الجامعية، فقد كانت هناك بيروقراطية أضخم، بيروقراطية الحكومة. كان تجديد الإقامة يتطلب زيارة دولية إلى مبني المجمع الحكومي في ميدان التحرير. كانت الطوابير لا تنتهي، وأوراق الدمغة لا تنتهي، والتوقيعات لا تنتهي. كان المحظوظ منا هو الذي يستطيع إنهاء معاملته في يومين أو ثلاثة، ولم يكن أحد يستطيع إنهاءها بهذه السرعة إلا بواسطات مع عدد من الموظفين”. وأردف بعد ذلك بسطور ليتحدث عن الآفة الإدارية اللصيقة بالبيروقراطية، آفة الرشوة مستذكرا حادثة جرت معه قائلا “فوجئت بموظف في قسم الشرطة يطرق باب الشقة ويخبرني أن علي مراجعة القسم، يوميا لمدة شهر كامل للتأكد من عدم إصابتي بمرض معد. كنت أظن أنه يمزح، إلا أنه أخرج مرسوما من العهد الخديوي، يتضمن هذا الإجراء ولا يزال ساري المفعول. قلت له أني لا أستطيع، والامتحان على الأبواب، أن أقوم بهذه الزيارة اليومية. وكان الحل في الجنيه الذي تسلمه الموظف وذهب. بقي المرسوم الخديوي بلا تطبيق، وتعلم الطالب اليافع تقديم الرشاوي (آسف! الإكراميات!)”.
ومن خزين ذكريات دراسته في الولايات المتحدة، كتب عن أهمية محافظة الإداري الناجح على هدوءه واتزانه، وحرصه على بقاء صورته الإعلامية في هيئة حسنة حتى لا يفقد تعاطف واحترام جمهوره، فكتب عن “حيلة بسيطة يستعملها اللوبي الصهيوني بفعالية قاتلة. لا يمكن لمتحدث عربي أن يتكلم دون أن يحضر الاجتماع عدد من الصهاينة أو المتعاطفين معهم. يلزم هؤلاء الهدوء حني تنتهي فترة المحاضرة وتبدأ الأسئلة. بعد بضعة أسئلة مستفزة، ينجح هؤلاء في إثارة المحاضر الذي يفقد أعصابه ويفقد الجمهور الذي كسبه. كنت أعجب وأنا أرى محاضر عربيا ذكيا بعد محاضر عربي ذكي يقع في هذا الفخ”.
وكذلك لم يفت القصيبي في هذه السيرة الممتدة أن يكتب عن الخصلة الأهم لكل إداري ناجح، والتي هي حفظ الوقت والالتزام بالمواعيد، فكتب “إنني اعتقد أن الذين لا يستطيعون التقيد بالمواعيد لا يستطيعون تنظيم حياتهم على نحو يجعلهم منتجين بحد عال من الكفاءة. ذات يوم، وكنت وزير الصناعة والكهرباء، رشح لي بعض الأصدقاء رجلا قالوا إنه يصلح لمنصب وكيل الوزارة الذي كان شاغرا وقتها. حددت موعدا لمقابلته في منزلي، وجاء بعد الموعد بأكثر من ساعة دون أن يعتذر عن التأخير. إذا كان هذا تعامله مع الوزير فكيف سيتعامل مع المراجعين؟ غني عن الذكر أن المرشح لم يصبح وكيل وزارة، حتى هذه اللحظة”.
وتناول المؤلف في موقع آخر من الكتاب أهمية إلمام الإداري الناجح بجميع المعلومات المتعلقة بالمشروع الذي بين يديه، فاسترجع حادثة جرت مع أبيه والملك عبد العزيز، بقوله” إذا كان لابد من تحديد مسئول حقيقي عن التورط _ في حرب اليمن _ فان المسئولية تقع على نقص المعلومات. لم يكن عبد الناصر أو أحد من الذين كانوا حوله يعرف شيئا عن اليمن، تاريخيا وشعبا وجغرافيا وتقاليد وعادات… قارن هذا الموقف بموقف الملك عبد العزيز خلال الحرب السعودية /اليمنية من اليمن نفسها… حيث أمر بوقف قواته المتقدمة في اليمن ثم أمر بسحبها. استغرب أبي هذا الموقف وأبدى استغرابه أمام الملك عدة مرات، في النهاية استدعاه الملك وقال له وهما على انفراد : يا عبد الرحمن أنت لا تعرف شيئا عن اليمن، هذه بلاد جبلية قبلية لا يستطيع أحد السيطرة عليها، كل من حاول عبر التاريخ فشل… لا أريد أن أتورط في اليمن وأورط معي شعبي”.
كانت هذه نماذج بسيطة من الكثير الذي ورد في هذه السيرة الشيقة للراحل المبدع الدكتور غازي القصيبي، وهي التي لا تزال تشتمل على العديد مما هو جدير بالقراءة والتأمل، مما ساهم، هو وتلك الشخصية السياسية الساحرة والجاذبية والجدلية الإعلامية التي أحاطت بهذا المبدع العربي طوال حياته، ومن بعد مماته، في جعل “حياة في الإدارة” واحدا من الكتب العربية الأكثر شهرة.
ثلاثون فائدة إدارية من كتاب حياة في الإدارة
1. إنك لا تستطيع أن تجعل الآخرين ينفذوا ما تريد أن ينفذوه, ويمتنعوا عما تريد أن يمتنعوا عنه إلا عن طريق ثلاث دوافع:
أ-الحب والاحترام. ب- الرغبة والثواب. ج-الخوف والعقاب.
ومن هنا على الإداري-الناجح-أن يبدأ بتحفيز الآخرين عن طريق الحب والاحترام,أن تحبهم فتجعلهم يحبونك,وتحترمهم فتجعلهم يحترمونك ,وسوف تجد كل رغباتك قد تحققت.عندما يتعذر الوصول إلى الهدف عن هذا الطريق لك أن تلجأ إلى الإغراء والثواب.عندما يفشل هذا المسعى, وعندها فقط, لك أن تلجأ إلى آخر العلاج:العقاب أو التلويح به.
2. إن ضبط الدوام ليس معضلة كبرى كما يتصور البعض.وصول الرئيس في الموعد المحدد يضمن وصول بقية الموظفين في هذا الموعد,وبقاؤه إلى نهاية الوقت المحدد كفيل ببقاء الجميع.
3. على صانع القرار ألا يتخذ أي قرار إلا إذا اكتملت أمامه المعلومات.
4. لا يوجد عمل – مهما ارتفع شأنه ومقام صاحبه- يخلو من مشاغل روتينية.
5. لا تتعامل مع أي موقف دون أن يكون لديك الصلاحيات الضرورية للتعامل معه.
6. احرص على تسجيل كل شيء في الأوراق(اتفاقات,نتائج اجتماعات,….) لأن قوة الذاكرة ليست من سمات غالبية الناس.
7. ابحث عن شريك فعلي يتحمل المهام معك, حتى تجد الوقت الكافي للتأمل والتخطيط للمستقبل.
8. افتح المجال أمام الآخرين وسوف يذهلك ما تراه من منجزاتهم.
9. لا تذهب إلى عمل جديد إلا بعد أن تعرف كل ما يمكن معرفته عن العمل الجديد,إما باللقاء ببعض العاملين فيه , أو بالقراءة عنه ,أو بهما جميعا.
10. اختبر بنفسك الخدمة التي يقدمها الجهاز الإداري الذي تعمل فيه.
11. لا ينبغي للرئيس الإداري – مهما كان تعلقه بالمؤسسة التي يرأسها- أن يختلق جدوى لا توجد , وأن يحرص على توسع لاينفع.
12. لا يجوز للاداري- مهما كانت عواطفه الانسانية نحو زميل- أن يبقيه في موقعه ؛إذا كان بقاؤه يعرض العمل أو الآخرين للخطر.
13. على المدير الناجح ألا يخضع للابتزاز(ابتزاز الاستقالة,ابتزاز……)وعليه أن يخبر من يريد الاستقالة أن كل الأبواب مفتوحة.لايستطيع الانسان ان يحيا حياة طبيعية في ظل الابتزاز مهما كان نوعه. والابتزاز في هذا المجال لا يختلف عن الابتزاز في كل مجال.اقبل الابتزاز مرة وسوف تضطر إلى قبوله إلى الابد.
14. على القائد الإداري ألا يتردد في اتخاذ القرارات الضرورية ولو كانت مؤلمة(مثل تغيير موقع موظف,….). وإذا لم تكن للقائد الإداري القدرة على نقل موظف – لم يعد قادرا على العطاء- من موقعه,فمن الأفضل ألا يتصدى للقيادة الإدارية.
15. هناك ثلاث صفات لا بد من توفرها في القائد الإداري الناجح:
* صفة عقلية خالصة:وهي القدرة على معرفة القرار الصحيح.الحكمة هي جوهر الصفة الأولى.
* صفة نفسية خالصة:وهي القدرة على اتخاذ القرار الصحيح.الشجاعة هي جوهر الصفة الثانية.
* مزيج من الصفة العقلية والنفسية:وهي القدرة على تنفيذ القرار.المهارة هي جوهر الصفة الثالثة .وهذه المهارة تشمل فيما تشمله: القدرة على التحفيز,القدرة على شرح القرار,القدرة على إزالة العقبات,الكثير من الصبر,……
16. لكي تخطط لعمل جهاز ما,يجب ان تكون الصورة الإدارية للجهاز متضحة في أذهان المخططين. بعض الإداريين يخطئون خطأ بينا عندما يبدؤون التخطيط بجهاز لم يستكمل مقوماته التنظيمية.
17. لا تستح أبدا أن تعترف بجهلك وأن تعالجة بخبرة الخبراء.فالانسان الذي يعرف نقاط ضعفه يملك فرصة حقيقية في تحويلها إلى نقاط قوة.
18. لا يمكن أن يكون القائد الإداري فعالا إذا ظلت إنجازاته طي الكتمان.جزء مهم من فعالية القائد أن يكون فعالا أمام رؤسائه و مرؤوسيه والناس. وهذا لايتم إلا عبر وسائل الاعلام. ولكن الاعلام بدون انجاز حقيقي جعجعة لا تلبث أن تهدأ دون أن تترك خلفها طحنا.
19. اختيار المساعدين الاكفاء نصف المشكلة, والنصف الآخر هو القدرة على التعامل معهم.الذي يريد مساعدا قوي الشخصية, عليه أن يتحمل متاعب العمل مع هذه الشخصية القوية. أما إذا كنت لا تريد ان تسمع سوى “نعم نعم نعم!” فمن الأسهل – والأرخص- أن تشتري جهاز تسجيل.أما إذا كنت تريد بالفعل مشاركة الرجال عقولهم,فعليك أن تتذرع بصبر لا حدود له.
20. عندما يتلقى موظف تعليماته من مرجعين:أحدهما أعلى من الآخر ؛فإنه سوف ينزع إلى تجاهل التعليمات الصادرة من المرجع الأدنى.
21. إذا كان القائد الإداري يتلقى – راضيا مسرورا- المديح عن كل انجاز فعليه أن يتقبل – راضيا-المسئولية عن كل خطأ.القائد الإداري الذي ينسب النجاح إلى شخصه ويعلق الفشل في رقبة مسئوليه؛ يستحيل أن يحظى بثقة العاملين معه.وبعد قترة يخاف العاملون مغبة الخطأ فلا يعملون شيئا وينعدم الانجاز.
22. عبرة للقائد الإداري:إذا كنت تريد النجاح فثمنه الوحيد سنوات طويله من الفكر والعرق والدموع.
23. سر النجاح في قيادة المجالس(الاجتماعات) أمران سهلان/صعبان:
التحضير الكامل:وذلك بأن يكون مستوعبا لكل مادة على جدول الأعمال, وقادرا على الإجابة على كل تساؤل يمكن أن يثيره الاعضاء. إذا لم يفعل ذلك فقد تسير الأمور في غير الاتجاه الذي يريده, أو تنتهي بغير قرارات حاسمه. أي أن الرئيس عليه أن يبذل قبل كل جلسة أضعاف ما يبذله أي عضو آخر.
احترام مشاعر الأعضاء ورغباتهم:فقد يختلف معك أحد الأعضاء , فليس من الحكمة أن يحاول الرئيس الضغط أو يطلب التصويت.هناك عدة بدائل:طلب تقرير مفصل عن نقطة الخلاف,تشكيل لجنة لبحث الموضوع(يفضل أن تكون برئاسة العضو المخالف), او أن يطلب التأجيل في البت إلى جلسة قادمة وهذا أضعف الايمان.
24. على رئيس المجلس أن يكون آخر المتحدثين عند بحث القرارات ومناقشتها.
25. إن الذي لا يخطئ هو الذي لا يعمل.
26. الإداري الناجح- على خلاف ما يتصور الناس-ليس هو الإداري الذي لا يمكن أن يستغني العمل عن وجوده لحظة واحدة , بل على النقيض من ذلك تماما. الإداري الناجح هو الذي يستطيع تنظيم الأمور على نحو لا تعود معه للعمل حاجة إلى وجوده.
27. إن محاولة تطبيق أفكار جديدة بواسطة رجال يعتنقون أفكارا قديمة هي مضيعة للجهد والوقت.
28. المال عنصر أساسي في الإدارة ؛ ولكنه ليس العنصر الأوحد, وقد لا يكون العنصر الأهم.
29. الاعلام سلاح فعال , ولكنه ككل الأسلحة ,سلاح ذو حدين.
30. عندما يكون عدد الموظفين صغيرا, فلا مبرر لتعقيد الوضع بتنظيم هرمي.
المصدر\ موقع د.ساجد بن متعب العبدلي
